Diseño del proceso de postulación, selección y adjudicación de becas en la Universidad de Chile

Ya sea en el sector privado o en el sector público, el enfoque de procesos puede generar mejoras las cuales no sólo se reflejan en aumento de beneficios directos, sino que también mejoran la entrega del servicio, haciendolo más eficiente y logrando una mayor transparencia, factor importante a la hora de entregar becas tal como se presenta a continuación.

Uno de los principales desafíos que hoy enfrenta nuestro país es mejorar el acceso a una educación de calidad por parte de los sectores económicamente más desfavorecidos.
En este contexto, la Universidad de Chile realiza esfuerzos importantes para garantizar condiciones justas y equitativas a quienes en esa condición estudian en esta Casa de Estudios, ello, para lograr su desenvolvimiento satisfactorio en la educación superior, sin ningún tipo de discriminación de índole socioeconómica.

Por ello, todo estudiante que logra acceder a esta Casa de Estudios, atendiendo a su puntaje PSU y nivel de vulnerabilidad, clasifica como meritorio para el Programa de Atención Económica (PAE), con el que anualmente se entregan cerca de 6.800 becas a estudiantes matriculados que tengan mérito académico calificado y situación socioeconómica deficitaria.

En el marco del proceso de Modernización Institucional, es que se ha concebido este proyecto de Rediseño del Proceso de Postulación, Selección y Adjudicación de Becas mediante el apoyo del Sistema Workflow de Becas, cuya finalidad es garantizar un mecanismo de selección transparente y que permita focalizar adecuadamente los recursos, a través de un proceso de postulación vía online.

Para lograr este objetivo, la metodología utilizada en el proyecto está basada en el rediseño de procesos propuesta en el Magíster en Ingeniería de Negocios con TI, desarrollada por el profesor Óscar Barros. Esta metodología formaliza y unifica el diseño, que se inicia desde el planteamiento estratégico, pasando por el diseño del modelo de negocios y la arquitectura de procesos para finalizar con la especificación de las tecnologías habilitantes, por medio de la construcción e implementación de una aplicación que utiliza las nuevas herramientas consideradas para el diseño de los procesos de negocios.

Aplicando la metodología de la Ingeniería de Negocios mencionada anteriormente, fue posible identificar, inicialmente, los problemas en el proceso de postulación, selección y adjudicación de becas, para luego, proponer una solución factible a dicho proceso, que se traduce en la mejora al modelo de negocios de la Universidad al aumentar la eficiencia en el proceso de postulación y la eficacia en la selección y adjudicación de las becas a los alumnos de pregrado de la Universidad.

Luego de realizado el rediseño, se procedió a construir una herramienta de apoyo a este proceso utilizando la tecnología de Oracle BPM en su versión 10.3 g. con la cual se realizó un piloto durante 2 meses donde fueron recibidas más de 4.000 postulaciones.

Esta ejecución del piloto puso a prueba el modelo de proceso diseñado y permitió definir las mejoras y correcciones para su futura implementación definitiva.

En la evaluación económica del proyecto, se cuantifican los ahorros producto de las mejoras esperadas en la revisión de las postulaciones, cuyo horizonte de evaluación del proyecto, incluyendo RRHH, hardware y software, plan de marketing y análisis financiero, se considera dentro de 4 años plazo, obteniendo un V.A.N de $ 29.549.144.- y una T.I.R. de 18%, haciendo que el proyecto sea viable económicamente.

Unido al análisis anterior y para lograr los distintos cambios de las personas que propone el rediseño, se hace necesario el desarrollo de un plan de gestión del cambio y la implantación de un modelo del cambio, que fomente las actividades relevantes y la forma cómo realizarlas, que ayude a concluir exitosamente el proceso de cambio.

Tesis realizada por Juan Pablo Rozas

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